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公司会议或年会中如何选择附加娱乐活动
发布时间: 2011-12-5 9:33:09 被阅览数: 2402 次 来源: 黄山中国国际旅行社

公司会议或年会中如何选择附加娱乐活动

        你负责安排一个公司会议的娱乐活动,当会议结束的时候,客人们或许记不住他们吃了什么,但他们会记住那些让他们兴高采烈的附加娱乐活动。娱乐活动如果选择得当,你的会议就会被人们长久地记住。

        如果你和知名的娱乐经纪人有关系,只需给他们打个电话,按照下面提出的几个建议去做,你就可以找到你想要的娱乐机构了;但是,如果你想省钱,要自己去找,或者你想通过直接与对方洽谈,在未来一系列的合作中占取主动,通过互联网你差不多可以实现自己所有的愿望。这两条路随你选,但在开始之前,有几个问题要问你:

你的目的是什么?

        你很清楚参会代表的人数和会议的地点,但你知道人们为什么去那儿吗?这是一个鼓舞士气的会议,一个完成任务后的庆祝会,一个教育论坛,或者仅仅是一个网络
聊天活动?

        活动的目的与选择娱乐方式有直接关系,一个业务交流活动可以请一个弦乐四重奏乐队,而一个令员工放松心情的啤酒狂欢之夜就可以请一些大胆的喜剧演员。

观众是谁?

        就像你知道会议的目的很重要一样,你必须了解观众的独特需求。他们是老年人还是年轻人,或者什么年龄阶段的人都有?他们是蓝领,还是白领?是公司高级管理人员与客户会晤,还是公司老总与公司下属都参加的大聚会?不同的人员构成就要选择不同的娱乐方式。

        再往深处想一想,参会代表使用的是同一种语言吗?是否需要采用乐器演出或者无声的表演来消除语言方面的障碍?
       
娱乐方面的预算是多少?
 
       娱乐活动的费用各不相同,低到1000美元一次的地区性演出,高到数十万美元一次的全国性的或国际性的演出。一定要弄清楚娱乐活动所需要的基本条件和合同的附加条款,比如演出通常需要舞台、灯光、音响等,但演出所需要的特殊条件会打破你的预算。轻易被忽略的费用主要有地面交通、机票、食宿、杂费、视听设备及船运费用。仔细审查技术要求和补充条款,以确信没有漏掉什么费用。

        预算费用多少决定了你能请到什么级别的演出队伍。请知名的演出团组自然会取得较大的轰动,但是从总体上来说,你还是要谨慎从事。

你的主题是什么?

        在大多数情况下,活动的主题决定了娱乐方式的选择方向,而且对于活动主题的理解有助于你和你邀请的娱乐团组在演出方面取得创造性的成果。主题可以围绕着标语、颜色或地理位置展开,比如“魅力XX公司”或“一切皆有可能”等这样的主题,就允许你请一个魔术队或进行一场令人兴奋的马戏表演。

        如果你想在演出中添加一些特别内容,演出机构就可以将它很自然地揉进节目中。魔术师可以魔幻般的将你的首席执行官“变”到舞台上,让你的首席财务官与乐队一起引吭高歌。许多为公司服务的娱乐机构能够深入地研究某个公司的特点,并奉献出与众不同的娱乐演出。

下面是五点建议

        1、要找专业的演出机构
        确信你邀请的是一个专业的表演机构,因为他们对公司演出市场很了解。我见过一个国内知名的戏剧表演团在一个公司活动上砸锅的情况,因为他们并没有积极地与合作机构进行必要的沟通,没有在乎这个机构的特点和参会人员的真正需要。他们应该了解这个公司的文化和此次活动目的。
        确信他们的演出干净利索,而且要他们做出保证。专门为公司演出的机构会花大量的时间来了解公司的观众,为这个特定的市场精心设计各种演出。要想成功举办活动,娱乐表演团体就是你的合作伙伴。

        2、向演出机构要一下他们的宣传材料
        网站设计已经变得很便宜了,任何人都可以花很少的钱设计一个精美的网站,看一看他们的网站虽是一个很好的开始,不过还是应该再要一些他们的其他资料。专业的宣传资料制作费用较高,通常只有专业的表演机构才有。查看一下他们的有关证书和其他材料。

        3、预定巡回演出
        如果你在为公司的晚会或鸡尾酒会寻找娱乐方式,那么,巡回演出就是一个完美的选择。有时候,舞台巡回演出机构能设计出与会议主题非常贴切的演出活动,效果很好。

        4、并非所有乐队演出的主持人都是一样的
        先决定一下你是想请一个表演乐队,还是一个背景音乐乐队,或者两者都要。如果你想要一个表演乐队的话,你是否需要人们起来跳舞?让每一个人都离开自己的座位起来跳舞是一门真正的艺术,一个好的晚会乐队可以轻松地做到这一点,但有时候你从自己喜欢的俱乐部请到的乐队却让你的与会人员动不起来。一个好的演出主持人或好的乐队能适时感觉到现场气氛的变化,并及时演奏恰当的音乐。记住,一个好的音乐主持人他所拥有的决不仅仅是一个音乐系统,不会只在那儿不停地播放CD,他们完全可以在活动现场表现得非常出色。              

        5、晚餐后的娱乐安排
        不管你想请一个喜剧团还是一个魔术表演机构等等,确信他们的表演一定要干净利索,确信他们将你的会议主题牢记在心。
        晚餐后开始表演的最佳时间应该是在甜点放好、上了咖啡以后。在大多数情况下,30-60分钟的表演恰到好处。如果你要进行的是一个颁奖宴会,吃了甜点以后还得让演出继续进行,安排颁奖嘉宾在演出快要结束的时候进行颁奖。
        最后一点,不管你是通过中介机构还是自己亲自邀请来的演出团体,要始终和演出机构保持沟通,把他们当作你成功举办活动的合作伙伴。

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